Tagungshotels
Tagungshotels sind spezielle Hotels, die auf die Durchführung von Tagungen konzipiert und auch baulich errichtet wurden. Jedoch können auch Urlaubshotels über Tagungsräume verfügen, sodass auch hier Tagungen durchgeführt werden können. Jedoch sind solche in Urlaubshotels eingerichteten Tagungsräume meist relativ klein und begrenzen sich auf einen oder zwei Räume, sodass größere Tagungen hier nicht durchgeführt werden können. Unternehmen und Konzerne führen Tagungen in speziellen Tagungshotels durch. Hierzu werden große Hotels mit einer hohen Anzahl an Einzelzimmern benötigt und mehrere unterschiedlich große Tagungsräume. PLACCES bietet Ihnen eine große Anzahl an mietbaren Tagungshotels aus verschiedenen Städten an.
Natürlich sollten auch auf Tagungen spezialisierte Hotels über Möglichkeiten zur Freizeitgestaltung verfügen. Das kann ein Poolbereich sein aber auch eine Sauna oder ein Fitnessbereich. Viele der Firmen, die ein Tagungshotel nutzen möchten, legen großen Wert auf die technisch hochwertige Ausstattung in den Tagungsräumen. Da Laptops, Notebooks oder Laptops meist mitgebracht werden, verfügen die Tagungsräume mindestens über einen Beamer und eine Projektionsfläche verfügen.
Daneben bieten Hotels während der Tagung je nach Wunsch Getränke zur Verfügung und in den Pausen auch kleine Snacks. Das erfordert einen hohen organisatorischen Aufwand, Erfahrung und Fingerspitzengefühl. Die Anbieter der Räume sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Hintergrund, sodass sich die Mieter zusammen mit ihren Gästen voll auf die Tagung konzentrieren können. Tagungshotels verfügen über eigens geschultes Personal, welches über Erfahrungen in der Planung und Durchführung von Tagungen verfügt. Zusammen mit den Planern der Tagung werden die gemeinsamen Mahlzeiten und Zwischenpausen festgelegt. Im Vorfeld müssen die Tagungsräume gerichtet werden und auch in den Pausen muss das Hotelpersonal die Räume kontrollieren. Das alles geschieht jedoch so, dass die Tagungsteilnehmer dies kaum mitbekommen und sich von daher voll und ganz auf die Inhalte der Tagung konzentrieren können.
Ein Tagungshotel mieten
In einem Tagungshotel werden die Tagungsräume angemietet und eine bestimmte Anzahl an Zimmern reserviert. Meist wird die maximale Anzahl der Tagungsteilnehmer angenommen, auch wenn sich noch nicht alle fest angemeldet haben. Prinzipiell spielt die Umgebung um das Tagungshotel keine übergeordnete Rolle, jedoch sollten die Tagungsteilnehmer in ihrer Freizeit mehrere Gestaltungsmöglichkeiten haben. Werden Tagungshotels in großen Städten wie München, Köln, Hamburg oder Berlin ausgewählt, dann bietet sich eine Stadterkundung an.
Die Tagungshotels bieten prinzipiell über ausreichend große Tagungsräume zur Verfügen, damit alle Teilnehmer darin ausreichend Platz finden. Wer ein Tagungshotel mieten möchte und einen bestimmten Ort wie Berlin bevorzugt, der sollte dies frühzeitig tun, damit das passende Hotel zum gewünschten Zeitpunkt eine ausreichende Anzahl an Zimmern frei hat und über die bevorzugten Tagungsräume, sowie Seminarräume verfügt. Wenn das Hotel mit Tagungsräumen angemietet ist, können zudem für die Teilnehmer Freizeitaktivitäten wie Stadtrundfahrten oder Besichtigungen gebucht werden.